Ärietikett: selged kokkulepped ja professionaalne suhtlus

Ärietikett tähendab arvestavat ja selget suhtlemist töistes olukordades. Selle eesmärk on teha koostöö lihtsamaks: osalised teavad, milles on kokku lepitud, kes mille eest vastutab ja millal vastust oodata. Hea mulje algab sageli sellest, et kuulad küsimuse lõpuni, vastad sisuliselt ja pead antud lubadustest kinni.

Siin räägime käitumisest ja suhtlemisest. Tootele kleebitav etikett on teine mõiste. Ärietiketi põhimõtteid saab kasutada kohtumistel, kirjavahetuses ja tellimuste arutamisel, sõltumata tegevusalast.

Valmista kohtumine ette

Saada enne kohtumist selle eesmärk, aeg, koht või videokõne link. Kui osaleja peab midagi ette valmistama, ütle seda selgelt. Lühike päevakord aitab otsustada, kes peaks osalema ja milliseid küsimusi saab seekord lahendada.

Saabu kokkulepitud ajaks. Hilinemise korral anna sellest teada ja paku uus realistlik saabumisaeg. Kohtumise alguses täpsusta, kui palju aega kõigil on. Nii ei jää olulised otsused viimasele minutile.

Kuula enne, kui lahendust pakud

Lase teisel inimesel oma mõte lõpetada. Kui soov jääb ebaselgeks, küsi täpsustust ja sõnasta kuuldud eesmärk oma sõnadega. Näiteks võib klient küsida uut kleebist, kuigi tema tegelik mure on see, et olemasolev info ei ole kaugelt loetav. Lahenduse valimiseks tuleb kõigepealt mõista olukorda.

Erista fakte, eelistusi ja oletusi. Kui mõni vastus vajab kontrollimist, ütle, mida kontrollid ja millal tagasi pöördud. Kindel lubadus ilma vajaliku teabeta võib hiljem muuta kogu tellimuse korraldust.

Kirjuta nii, et järgmine samm oleks selge

Kirja teemareal nimeta projekt või küsimus. Alusta lühidalt sellest, mida vajad, ning lisa otsustamiseks vajalikud andmed. Pika kirjavahetuse puhul võta uus kokkulepe mõne lausega kokku. Nii ei pea teine pool vastust mitmest varasemast kirjast otsima.

• Lisa failile arusaadav nimi ja versioon.
• Kirjuta kuupäevad ning mõõtühikud üheselt.
• Too eraldi välja, millisele küsimusele ootad vastust.
• Kui plaan muutub, selgita muudatust ja selle mõju tähtajale või töö sisule.

Viisakas toon võib olla lihtne ja otsekohene. Liigne ametlikkus ei asenda puuduvat infot. Pöördumisviisi valimisel lähtu senisest suhtlusest ja inimese enda eelistusest.

Kinnita kokkulepped kirjalikult

Pärast kõnet või kohtumist saada lühike kokkuvõte. Märgi töö sisu, vastutajad, tähtajad ja lahtised küsimused. Tellimuse puhul tasub eraldi nimetada, milline kujundus või fail kinnitati. Arutelu käigus näidatud näidis ei pruugi veel olla tootmiseks heaks kiidetud versioon.

Kui otsustamiseks on vaja aega, leppige kokku järgmine kontakt. Üldsõnaline lubadus hiljem rääkida jätab mõlemale poolele erineva ootuse. Konkreetne aeg või selge tingimus aitab koostööd edasi viia.

Lahenda erimeelsus konkreetse näite abil

Kirjelda, mis juhtus, milline oli kokkulepe ja mida soovid parandada. Väldi inimese iseloomu hindamist. Töö kvaliteeti, puuduvaid andmeid või muutunud tähtaega saab arutada täpsemalt, kui räägid konkreetsest olukorrast.

Rahvusvahelises suhtluses ära eelda, et üks kindel suhtlusstiil sobib kõigile sama riigi inimestele. Küsi sobivat keelt, kinnita ajavöönd ja arvesta partneri töökorraldusega. Selged kokkulepped ning austav suhtumine on hea lähtekoht igas koostöös.